El email es el principal medio de comunicación que se utiliza en las empresas, así que cuando trabajes, seguramente sea una de las tareas que más deberás hacer. De ese modo, es importante saber bien cómo redactar un email formal para cuidar tu imagen y la de la empresa si estás trabajando.
Si aún no sabes exactamente cómo redactarlo, no te preocupes, a continuación te contamos cómo hacerlo.
Pasos previos a redactar un email formal
Antes de enviar un email formal debes asegurar éstas cosas:
- Tener un correo profesional: Es importante que el nombre de tu correo no sea un apodo sino que aparezca tu nombre real. Por ejemplo: nombre.apellidos@correo.com. Si el correo se envía desde la empresa donde trabajas, este paso seguramente no será un inconveniente ya que las empresas suelen dar un correo fijo.
- Usa una letra profesional: Elige una tipo más conservadora como Sans Serif o Arial. Nunca uses fuentes más decorativas. Además que el tamaño sea legible (12), evita las mayúsculas y estilos especiales si no están justificados por algún motivo.
- Usa una foto profesional: Si tienes una foto profesional más tipo carnet o formal ponla en la cuenta de tu correo.
A la hora de redactar un email formal
Cuando debes redactar un email formal debes tener en cuenta las siguientes partes:
Asunto del email
Usa un asunto de correo corto y apropiado. Usa palabras claves en la línea de asunto que sugieren exactamente el tema sobre el que vas a escribir.
Mejor que sea claro, conciso y directo.
Cuerpo del email
Debes tener en cuenta las siguientes pautas:
- Usar un saludo cordial.
- En el primer párrafo presentarte si es necesario y explicar el motivo por el que estás contactando.
- Prioriza la parte más importante. Que esté en la parte superior.
- Sé conciso. Está bien ser directo, siempre y cuando seas educado.
- Mantén el email lo más corto posible. Si tiene que ser largo, entonces divídelo en párrafos cortos e inserta saltos de línea entre ellos.
- Usa un lenguaje formal. Evita los coloquialismos, contracciones innecesarias, emoticones y emojis, blasfemias y las bromas.
- Incluye cualquier archivo que pueda ser necesario y menciónelo.
- Revisa el contenido antes de enviarlo, su contenido, ortografía y gramática.
- Asegura que el contenido no incluya información sensible como alguna cuenta corriente o contraseña.
- Cierra el email usando un despido formal como “Atentamente”, “Cordialmente”, “Respetuosamente”,…
Firma
Todo correo debe incluir tu firma que vendrá compuesta por :
- Nombre completo
- Contacto
- Empresa e información de ella si se envía desde tu puesto trabajo.
- En el caso último también deberás incluir tu cargo
Otras cosas importantes a tener en cuenta es que debes saber que el correo no es ningún chat, por lo que evites usarlo así. Concretamente, cuida la ortografía, no uses emoticonos, sé breve y no adjuntes demasiados archivos.
Por último, si tratas aspectos importantes como aumentos de salario, problemas con subalternos o jefes o clientes, o pretendes renunciar; conviene que lo hables en persona para asegurarte que lo haces con la persona correcta.
Esperamos que con estos consejos, ahora estés preparado para redactar un email formal correctamente. Y si buscas trabajo, también te explicamos cómo redactar una buena carta de presentación. ¡Que tengas un buen día!
